Акт инвентаризации кассы проводится с целью проверки соответствия остатка по кассовой книге и фактического в кассе, проверки правил хранения денег, для непосредственного оформления документации (как первичной, так и вторичной). Данная операция проводится на основе соответствующего приказа Минфина РФ.
Существует несколько ситуаций, в которых инвентаризация денежных средств в кассе просто необходима: это смена кассира, выявление факта хищения или недостачи и, кончено, составление годовой отчетности.
Конкретизируем некоторые моменты. В кассе любой организации разрешено хранить непосредственно наличные денежные средства, все виды денежных документов, балки ценных бумаг и строгой отчетности.
К денежным документам относят: марки (государственной пошлины, почтовые, вексельные), разнообразные путевки (в дом отдыха, в санаторий), авиабилеты и т.п. К бланкам же строгой отчетности принято относить бланки удостоверений, всевозможные абонементы, талоны и т.д.
Непосредственно до начала проверки кассир обязан составить последний кассовый отчет, в котором отражаются и все имеющиеся приходные и расходные документы в кассе. Если возникает ситуация наличия незакрытых платежных ведомостей, то суммы на них приравниваются к наличным деньгам.
Проведение инвентаризации кассы может быть основано лишь на соответствующем приказе руководителя учреждения. Во время проведения инвентаризации следует одновременно контролировать большое количество документации. Так, необходимым является контроль соответствий сумм в Главной книге по счету «Касса» и в оборотной ведомости; контроль получения наличных денег из банка, не только по чекам, но и по выпискам банка.
Так же следует вести контроль списания денежных средств по ряду документов, приложенных к кассовым отчетам; контроль правильности установления определенного лимита наличных средств в остатке; контроль соответствия дат в расходных ордерах и дат фактической выдачи средств; контроль правильности корреспонденции счетов в документах и т.д
При этом, при учете наличия денежных знаков по факту в кассе к подсчету принимаются, как наличные денежные средства, так и все ценные бумаги, и другие денежные документы.
Проверка остатков бланков ценных бумаг и остальных банков строгой отчетности проводится строго по видам бланков, также и по месту их непосредственного хранения и назначенным материально-ответственным лицам. Обычно ответственность за сохранность содержимого кассы несет непосредственно сам кассир.
Конечный результат инвентаризации – излишек или недостача — определяется путем сопоставления фактических (реальных) и учетных (документальных) остатков. Он соответствующим образом оформляется: составляются два экземпляра Акта инвентаризации денежных средств в кассе.
Если были выявлены какие-либо нарушения, то такой акт сопровождается объяснениями кассира и решением самого руководителя о результатах проведенной инвентаризации.
