Счет представляет собой своего рода соглашение, в котором продавец указывает цену за товар, а покупатель, перечисляя сумму, принимает его условия.
Форма для данного документа не регламентируется, каждое предприятие может разработать свою форму счета на оплату. Однако, не смотря на это, счет на оплату должен содержать такие пункты:
- номер счета;
- дата его выставления;
- платежные реквизиты продавца;
- наименование предлагаемых товаров и услуг, их стоимость с указанием налоговых деталей;
- признак того, облагается ли сумма НДС.
Кроме платежных реквизитов следует указать название организации, наименование банка, ИНН, номера корреспондентского и расчетного счетов. Также счет может содержать дополнительную информацию об условиях продажи, например, сроки поставки и оплаты, уведомление о предоплате.
С целью увеличения эффективности работы в счете могут быть указаны контактные телефоны, размещена небольшая реклама, информация о сезонных скидках.
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» указано, что подписи руководителя, главного бухгалтера или уполномоченного лица не обязательны, как и печать. Поэтому данные реквизиты не являются обязательными, однако, для отсутствия недоразумений их можно указывать.
Необходимо учесть, что счет не является документом, по которому могут предъявляться требования, которые основаны на договоре поставки, например, изменение количества товара или его замену. Этот счет удобен тем, что он позволяет решить, подходит ли покупателю назначенная цена.
Образец счета на оплату можно найти в Интернете. Для удобства заполнения в образцах красным цветом выделены графы, в которые необходимо внести личные данные.
В случае если счет выставляется от имени организации, а не от имени индивидуального предпринимателя, то в области подписи графу «Индивидуальный предприниматель» следует заменить на «Руководитель предприятия».
При необходимости добавляют вторую подпись «Главный бухгалтер». В основном бланк содержит два типа полей: обязательные и системные. Изменение системных полей доступно для проведения редактирования, однако их правка не рекомендуется в связи со стандартом форм.
Оформить счет помогут специализированные программы, например, специализированный бухгалтерский сервис, бесплатная программа «Бизнес-пак», программы семейства 1С.
Выставить счет на оплату 1С позволяют соответствующие программные комплексы. В данных комплексах с целью реализации требований законодательства произведены необходимые изменения. Так, переработан механизм зачета НДС у обеих сторон хозяйственной операции по авансам; доработаны печатные формы книг покупок и продаж.
Если условиями договора не определена сумму, которую обязан перечислить покупатель, то продавец обязательно должен выставить счет. Такая ситуация возникает, например, при оказании услуг связи – обычно в договоре суммы заранее не прописывают.
Вариант договора может быть предложен любой из сторон, затем после согласования он подписывается. На практике чаще всего поставщик предлагает подписать покупателю свой договор.
Следует отметить, что счет по факсу не имеет силы, также как и любая другая копия или счет с факсимильными подписями. При наличии договоренности покупатель может оплатить счет, переданный по факсу, однако затем покупателю следует выдать оригинал.
Данные документы не являются налоговыми и первичными бухгалтерскими документами, поэтому хранить их необязательно. Однако многие продавцы предпочитают сохранять документацию, так как с ее помощью можно контролировать оплату от покупателя.
